人事檔案管理制度大綱
一、總則
為了有效的對本公司人事檔案進行妥善保管,有效的保守公司機密,同時為了維護本公司人事檔案資料的完整、防止檔案資料損壞,便於高效、有序的利用檔案資料,特制定本制度。
二、職責
人力資源部負責收集、鑑別、整理、保管人事檔案,保證原始資料及單據及全完整、保密和使用方便。
三、檔案分類
3.1 入職檔案
員工入職登記表、員工入職審批表、學歷學位證書、英語等級證書、計算機等級證書、各類資格證書影印件等員工入職過程中的所有記錄材料,及員工自進入公司開始個人崗位發生變化、個人調動、獎懲記錄等可以記錄員工在公司內部發展軌跡的材料。
3.2 培訓檔案
參加培訓登記表、培訓總結、培訓效果評估表等與員工培訓有關的所有資料。
3.3 績效管理檔案
員工績效考核相關的檔案材料。
四、人事檔案管理規定
4.1 員工入職檔案按編號實行統一管理,編號確定後,不得隨意更改。
4.2 員工入職檔案按每人一個檔案袋整理,同時按部門進行分類。
4.3 當在職員工的基本資料有變(如學歷變動、個人技術職稱等),應及時將有關資料影印交予人力資源部歸檔,原件當場查驗。
4.4 調動和錄用進入公司的員工,應在辦理手續前查閱檔案,在其報道一個月內立檔。
4.5 對員工進行考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理立卷。歸案的材料必須認真鑑別,保證材料真實、文字清楚。
4.6 離職員工檔案每月清查,另外存檔,檔案儲存原則上三年後方可銷燬,高管及核心技術人員檔案需儲存五年以上。檔案銷燬須經綜合辦主任及總經理批准後方可銷燬。
4.7 公司各部門或員工需要借閱檔案時,需經過綜合辦主任及總經理同意後方可提供,借閱者必須對相關資訊進行嚴格保密。
4.8 檔案借閱原則上應當天歸還,借閱檔案人員要保證檔案的完整清潔,不得塗改、用筆劃、撕毀等,並對檔案資訊嚴格保密。
五、 附則
5.1 本制度的擬定和修改由人力資源部負責,經總經理批准後執行。
5.2 本制度解釋權屬山西美新通用機械有限公司。
5.3 本制度自發布之日起執行。
附表:
1、員工人事檔案名冊
2、借用、查閱人事檔案審批表
3、查閱(借閱)人事檔案登記表
員工人事檔案名冊
姓名 | 部門 | 職務 | 檔案現狀 | 存放位置 | 備註 |
借用、查閱人事檔案審批表
年 月 日
借用/查閱單位 | |
借用/查閱人 | |
借用/查時間 | |
歸還時間 | |
借用/查閱何人檔案 | |
借用/查閱理由 | |
借用/查閱內容 | |
借用/查閱人所在部門意見 | |
綜合辦主任意見 | |
總經理意見 |
查閱(借閱)人事檔案登記表
年
查(借)閱時間 | 查(借)閱單位 | 被查(借)閱人姓名 | 查(借)閱理由 | 批准人 | 查(借)閱人姓名 | 歸還時間 | 承辦人 | 備註 |